Approuver les comptes annuels est l'acte le plus important de l'AG ordinaire. Présentation rigoureuse, vocabulaire précis, annexes complètes : la moindre négligence peut conduire à un refus d'approbation ou — pire — à une contestation devant le tribunal. Voici comment faire bien.
Le cadre comptable applicable
Les copropriétés suivent un plan comptable spécifique défini par le décret n°2005-240 du 14 mars 2005. Il s'applique à toute copropriété, peu importe sa taille. Cinq annexes obligatoires :
- Annexe 1 — État financier après répartition
- Annexe 2 — Compte de gestion général
- Annexe 3 — Compte de gestion par opération courante
- Annexe 4 — Compte de gestion travaux et opérations exceptionnelles
- Annexe 5 — État des dettes et créances
Ces annexes doivent être jointes à la convocation de l'AG ordinaire — sans elles, le vote est annulable.
La structure des comptes
Charges courantes (annexe 3)
Dépenses récurrentes prévues au budget prévisionnel : entretien, gardien, fluides (eau, électricité parties communes), honoraires du syndic, assurance. Réparties selon les tantièmes de charges générales ou les tantièmes spéciaux selon les postes (ascenseur, chauffage).
Charges hors budget (annexe 4)
Dépenses exceptionnelles : travaux votés en AG, honoraires d'avocat, expertise. Chacune fait l'objet d'un appel de fonds séparé et d'une comptabilité distincte.
Fonds de travaux (loi ALUR)
Compte séparé alimenté chaque année par une cotisation obligatoire (minimum 5 % du budget prévisionnel). Ne peut être utilisé que pour financer des travaux votés en AG.
Le cycle annuel
- Exercice comptable : 12 mois, libre choix de la date de clôture (souvent 30 juin ou 31 décembre)
- Clôture : arrêt des comptes par le syndic, contrôle par le conseil syndical
- AG ordinaire dans les 6 mois suivant la clôture (article 14-1 du décret 1967)
- Approbation à la majorité de l'art. 24
- Régularisation : appel ou remboursement des soldes selon les comptes individualisés
Ce qui doit être présenté en AG
- Compte de gestion comparé (réalisé vs prévu)
- Justification des écarts importants
- État des impayés (sans nominer publiquement, art. 9 RGPD)
- État des contrats en cours
- Plan pluriannuel de travaux (si copropriété > 200 lots ou de plus de 15 ans)
Le quitus au syndic
Souvent voté juste après l'approbation des comptes, le quitus est une décharge de gestion. Mais attention :
- Il ne couvre pas les fautes découvertes ultérieurement
- Il ne couvre pas les fautes cachées par le syndic au moment du vote
- Il peut être refusé sans bloquer l'approbation des comptes
Le quitus n'est pas obligatoire : un syndic professionnel peut être révoqué malgré un quitus passé.
Que se passe-t-il si les comptes sont rejetés ?
- Le syndic doit refaire les comptes en tenant compte des griefs ;
- Une AG extraordinaire doit être convoquée pour un nouveau vote ;
- Si le désaccord persiste, un audit indépendant peut être ordonné ;
- En cas de faute caractérisée du syndic, action en responsabilité possible.
Pièges fréquents
- Annexes manquantes dans la convocation → annulation du vote
- Mélange charges courantes / hors budget dans la présentation → opacité, défiance
- Pas de comparaison N/N-1 → impossible d'analyser l'évolution
- Pas de vérification par le conseil syndical → l'AG vote à l'aveugle
Conseil aux syndics bénévoles
Un syndic bénévole peut tenir lui-même la comptabilité avec un tableur Excel structuré + un compte bancaire séparé. Au-delà de 20 lots, un logiciel dédié (Gercop Bénévole, Synergie) devient indispensable. Coût : 100-300 €/an.
PVCopro intègre toutes ces règles. Saisissez les données, téléchargez un PV conforme en 5 min.
Générer mon PV →Sources et références légales
- Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis — Légifrance
- Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l'application de la loi du 10 juillet 1965 — Légifrance
- Loi n°2014-366 du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et un urbanisme rénové (loi ALUR) — Légifrance