Avant d'arriver au procès-verbal, il y a la convocation. Une convocation irrégulière peut entraîner l'annulation de toutes les décisions prises ensuite. Voici le mode d'emploi complet selon le décret n°67-223 du 17 mars 1967.
Qui convoque ?
C'est le syndic qui convoque l'AG. Soit de sa propre initiative pour l'AG annuelle obligatoire, soit à la demande :
- du conseil syndical ;
- d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins ¼ des voix de l'ensemble des copropriétaires.
Si le syndic refuse de convoquer dans les 8 jours suivant une demande motivée, le président du conseil syndical peut le faire à sa place.
Quel délai respecter ?
21 jours minimum avant la date de l'AG (article 9 du décret 1967). Concrètement, la convocation doit arriver chez chaque copropriétaire au moins 21 jours avant, pas être expédiée 21 jours avant. En pratique, on compte 25 à 28 jours pour intégrer les délais postaux.
Pour les AG dites « extraordinaires » sur situation urgente, ce délai peut être réduit, mais l'urgence doit être justifiée.
Comment l'envoyer ?
Quatre modes admis :
- Lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) — le plus courant et le plus sûr
- Remise contre émargement — pour les copropriétaires que vous croisez physiquement
- Notification électronique — uniquement si le copropriétaire a expressément donné son accord écrit préalable
- Signification par huissier — possible mais rare en pratique
Conservez les preuves d'envoi : c'est la base de la régularité de votre AG.
Que doit contenir la convocation ?
Le décret de 1967 est précis. La convocation doit comporter :
- Date, heure et lieu de l'assemblée
- Ordre du jour détaillé — chaque résolution doit être rédigée précisément (pas seulement « divers » ou « travaux »)
- Type de majorité applicable pour chaque résolution
- Documents annexés obligatoires selon les sujets :
- Approbation des comptes : comptes annuels + annexes
- Vote du budget : projet de budget
- Travaux : devis comparatifs (3 minimum recommandés)
- Désignation du syndic : projet de contrat
- Formulaire de pouvoir pour les copropriétaires absents qui souhaitent se faire représenter
- État du compte personnel du copropriétaire vis-à-vis de la copropriété
Les pièges classiques
| Erreur | Risque |
|---|---|
| Ordre du jour trop vague (« divers », « questions diverses ») | Résolutions adoptées sur ces points = annulables |
| Convocation reçue moins de 21 jours avant | AG entière contestable |
| Absence du formulaire de pouvoir | Vice de forme — annulable |
| Pas de devis joints pour des travaux votés | Décision de travaux annulable |
| Convocation par email sans accord préalable du destinataire | Non opposable au copropriétaire |
Qui doit-on convoquer ?
Tous les copropriétaires, sans exception. La liste à jour est tenue par le syndic. Pour un lot en indivision, il faut convoquer tous les indivisaires (ou leur mandataire commun).
Le défaut de convocation d'un copropriétaire entraîne la nullité de l'AG à sa demande, dans le délai de 2 mois (article 42).
Que faire si la convocation est irrégulière ?
Si vous, syndic, vous rendez compte d'une erreur (oubli d'un destinataire, document manquant) avant l'AG :
- Envoyez une convocation rectificative en respectant à nouveau le délai de 21 jours (préférable) ;
- Si le délai est court, reportez l'AG plutôt que prendre le risque d'une AG annulable.
Modèle de convocation
PVCopro se concentre sur le procès-verbal, mais voici les éléments essentiels à inclure dans votre convocation Word :
- En-tête : nom de la copropriété, adresse, identité et coordonnées du syndic
- Mention « Convocation à l'assemblée générale ordinaire/extraordinaire »
- Date, heure, lieu
- Liste numérotée des points à l'ordre du jour avec, pour chacun, l'intitulé exact, l'article de majorité et les pièces annexées
- Date d'envoi et signature du syndic
- Annexes (comptes, devis, projet de contrat de syndic, etc.)
- Formulaire de pouvoir détachable
- État du compte du copropriétaire
Conclusion
Une AG bien convoquée, c'est 80 % du chemin parcouru pour un PV bien rédigé. Respectez le délai de 21 jours, soignez l'ordre du jour, joignez les bonnes annexes, et gardez les preuves d'envoi. Le reste — la rédaction du PV après la séance — peut être largement automatisé par un outil dédié comme PVCopro.
PVCopro intègre toutes ces règles. Saisissez les données, téléchargez un PV conforme en 5 min.
Générer mon PV →Sources et références légales
- Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis — Légifrance
- Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l'application de la loi du 10 juillet 1965 — Légifrance
- Loi n°2014-366 du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et un urbanisme rénové (loi ALUR) — Légifrance